Version 1.7.5

Übersicht

Schnittstelle zu «Bp Event» von Bankettprofi/MDAS

FUNKTION

In dieser Version wurde die Schnittstelle zwischen «RoomManagement System» und «Bp Event» in Betrieb genommen. Folgendes wird zwischen den beiden System hin- und her synchronisiert.

Damit die Beschreibung vereinfacht werden kann, wird in den folgenden Texten für «Bp Event» das Kürzel BPE verwendet sowie für das «RoomManagement System», den Begriff RMS.

Typ *	Richtung	Beschreibung
Import	BPE → RMS	Veranstaltungen im BPE werden automatisch ins RMS exportiert und dort angelegt. Dadurch wird der entsprechende Raum reserviert und via portal.hdw.ch steht dieser, zum entsprechenden Zeitpunkt der Veranstaltung/des Raumes, nicht mehr zur Verfügung. BPE hat als oberste Ebene jeweils die Veranstaltung. In dieser Veranstaltung können mehrere Räume sein. RMS funktioniert anders herum. Beim RMS wird jeweils ein Raum für eine gewisse Zeit gebucht. Falls in einer BPE-Veranstaltung über mehrere Tage geht sowie ggf. mehrere Räume beinhaltet, wird im RMS jeweils pro Tag und pro Raum eine Buchung angelegt. Im Backoffice vom RMS wird bei der Spalte «Status» dargestellt, ob es sich um eine Veranstaltung aus BPE handelt (→ BP Event) Organisator wird als temporärer Benutzer, mit einer generierten E-Mailadresse (welche nicht gültig ist, @roommanagementsystem.email), angelegt. Diese werden nach Ablauf der Veranstaltung wieder gelöscht. Dies, weil die Organisatoren als spezielle Benutzer im RMS erfasst werden, welche danach wieder gelöscht werden. Diese speziellen Benutzer können sich nicht im Portal (portal.hdw.ch) anmelden. Falls ein Veranstalter (welcher seine Veranstaltung via TEC-Team plant), gefallen gefunden hat und in Zukunft auch selbständig Buchungen Online machen möchte, könnte sich dieser niemals registrieren. Dies weil das System mit der Fehlermeldung antwortet, dass die E-Mailadresse bereits verwendet wird. Mit dieser temporären E-Mailadresse wird dieser mögliche Fehler umgangen. In den Details einer Buchung (rechts unten) ist eine Box beschriftet mit «BP Event». In dieser sind die Rohdaten, welche die Schnittstelle erhält, zu finden. Dort ist die entsprechende originale Veranstalteradresse zu finden.
Export	RMS → BPE	Der Import der Veranstaltung wird jeweils bestätigt. Es werden folgende Informationen dem BPE zurückgesendet. – QR-Code für den Zugang ins Gebäude sowie die entsprechenden Räume – Buchungsnummer vom RMS zum entsprechenden Raum – Direktlink zur Buchung im RMS zum entsprechenden Raum – Rückmeldung zu entsprechenden Add-Ons inkl. Hinweis welche Einheit verwendet werden soll – mögliche Bemerkungen, falls etwas nicht Verfügbar sein soll Der QR-Code für den Zugang umfasst ein Code, welcher für die ganze Dauer der Veranstaltung gültig ist. Als Inhaber von diesem QR-Code wird der Veranstaltung/Hauptkontakt (welcher aus BPE kommt) gesetzt. Sprich, wenn der QR-Code an 100 Leuten versendet wird, kann nicht sichergestellt werden, welche Person in welchem Raum ging, da alle Zutritte mit dem Namen vom Veranstalter/Hauptkontakt geloggt wird.
Export	RMS → BPE	Neue Buchungen, welche im via portal.hdw.ch getätigt werden, werden dem BPE gesendet. Es werden folgende Informationen dem BPE gesendet. – Allgemeine Informationen der Buchung (Titel, Start, Ende, Personen, Status, Buchungsnummer, Referenz, Kostenstelle, Factsheet Link, Backoffice Link zur Buchung und falls Kreditkartenzahlung dann Wallee-ID) – Informationen der Teilnehmer (pro Teilnehmer jeweils: Typ [Organisator oder Gast/Teilnehmer], E-Mailadresse, Parkplatz [Ja/Nein], Autonummer [falls Parkplatz und angegeben], QR-Code für den Zugang) – Adresse vom Organisator, welcher als Veranstalter/Kunde im BPE gesetzt wird – Indikator ob Catering bestellt wurde (reiner Indikator, keine Info was bestellt wurde, da dies im Factsheet zu finden ist) – Add-Ons welche dazu gebucht wurden inkl. der zu verwendeten Einheit
Import	BPE → RMS	Der Import (im BPE) einer Buchung (aus RMS) wird jeweils bestätigt. Es werden folgende Informationen dem RMS zurückgesendet. – BPE Veranstaltungsnummer

* aus der Sicht des «RoomManagement System»

Ansicht einer BPE Veranstaltung im RMS	Ansicht einer RMS Buchung im BPE

Hinweise

Die Blocker, welche durch das TEC-Team für eine BPE Veranstaltung eingetragen wurden, sollten entfernt werden. Ansonsten sind zum selben Zeitpunkt zwei Veranstaltungen vorhanden.

Es sollte verhindert werden, dass zum einen Buchungen Online, via portal.hdw.ch, sowie auch eine Reservierung via TEC-Team (für die selbe Buchung) getätigt werden.

Da sich beide Systeme jeweils abgleichen, wird keine Prüfung, bei einem Import einer BPE Veranstaltung durchgeführt (ob die Räume) Verfügbar sind. Es wird davon ausgegangen, bevor einem Kunden eine Zusage erteilt wird, das innerhalb von BPE geprüft wird, ob die entsprechenden Räume zur Verfügung stehen. Wegen der bidirektionalen Synchronisation, sind auch die RMS Buchungen im BPE vorhanden.

Falls bei einem Benutzer eine eigene Hauptadresse angelegt wird, muss diese komplett ausgefüllt werden und nicht nur teile davon (wie zum Beispiel Mobile oder Telefonnummer). Den das RMS kennt pro Benutzer drei Adressen.

1. Hauptadresse

2. Rechnungsadresse

3. Mandantenaddressse

Normalerweise hat ein Benutzer keine eigene Haupt- und Rechnungsadresse. Es wird jeweils die vom entsprechenden Mandaten verwendet. Wenn nun eine eigene Hauptadresse angelegt wird, exportiert das RMS diese, anstelle die Mandantenaddressse. Wenn diese nun nicht vollständig ist (nur Mobile oder Telefonnummer angelegt), wird eine unvollständige Veranstalteradresse zum BPE exportiert. BPE benötigt eine vollständige Adresse.

Die Bestuhlung wird jeweils auf den Typ «BP Event» gesetzt, dies weil kein Abgleich zwischen BPE und RMS möglich ist. Im BPE ist die Bestuhlung ein Freitext Feld, in welches Freitext geschrieben werden kann. Dadurch kann nicht Sichergestellt werden, dass jeweils der selbe Text im BPE eingetragen wird. Im Import (BPE → RMS) wird der Freitext übermittelt, welcher in der Infobox im RMS («BP Event» innerhalb der Buchung) ausgelesen werden kann.

Verwaltung der Benachrichtigungen (BCC)

FUNKTION

Unter den Einstellungen (oben rechts das Einstellungen-Symbol) können die Empfänger (BCC) der diversen Benachrichtigungen (Bestätigung, Stornierung, Umbuchen) hinterlegt werden.

Ein Empfänger pro Zeile erfassen.

Steuerung vom Infoscreen bei der Wendeltreppe

FUNKTION

Der Infoscreen bei der Wendeltreppe zeigt normalerweise die Axonometrie vom 1. Stockwerk an mit dem Status der Räume. Via Support (Ticket #42004208) wurde angefragt, ob dort bei grösseren Veranstaltungen Inhalt angezeigt werden kann (Signage System). Der Infoscreen kann dies nicht respektive ist eine dedizierte, geschlossene, Anzeige für das RMS. Da das HdW noch einen Signage Player (Spinetix) an Lager hatte, wurde dieser an den Infoscreen an den Input «HDMI 2» gehängt, damit auf diesen umgeschaltet werden kann somit Inhalte/Werbung der Veranstaltung gezeigt werden kann. Verwaltet wird der Signage Player wie die restlichen Signage Player im Haus, über die Software von Spinetix - Lukas Neuenschwander von IWF Communications verwaltet diese normalerweise.

Benutzerübersicht: Badgenummer, SIPORT-Profile und «Alle» bei Zeilen pro Seite

ANPASSUNG

In der Übersicht der Benutzer werden neu die jeweiligen Badgenummern und SIPORT-Profile (sofern vorhanden) dargestellt. Zudem steht unten bei der Limitierung von «Zeilen pro Seite» den Wert «Alle» zur Verfügung, welcher alle Benutzer auf einer Seite darstellt.

Bei der Nutzung von «Alle» (bei Zeilen pro Seite) benötigt das System eine entsprechende Zeit, um alle Benutzer zu laden, dies weil alle zu anzeigenden Informationen aus der Datenbank geladen werden müssen.

Raum-Kalender

ANPASSUNG

Im jeweiligen Raum-Kalender werden die «BP Event» Veranstaltungen violett dargestellt. Zudem steht oben neu ein sog. «Datepicker» zur Verfügung, mit welchem zu einem Datum gesprungen werden kann.

Falls «BP Event» Buchung, PIR-Meldungen ignorieren

ANPASSUNG

Falls die Buchung eine aus «BP Event» ist, werden alle PIR-Meldungen (Bewegungsmelder) ignoriert. Da es ansonsten vorkommen kann, falls nicht Teilnehmer sich zuerst zu einem Kaffee treffen, die PIR dem RMS «keine Bewegung» meldet. Und dadurch, nach einer gewissen Zeit, das RMS entscheidet, dass es eine sog. «No-Show» ist und das Meeting beendet und die Technik herunterfährt. Sowie wird auch kein «End-Meeting»-Befehl versendet. Dadurch wird sichergestellt, dass auch wenn die Buchung zu ende ist, die Medientechnik nicht heruntergefahren wird.